キャンペーン事務局代行

ソフトロックが提供するキャンペーン事務局は応募受付、お客様からの問合せ対応、データエントリー、報告、抽選、発送、データ分析まで、フルラインサービスを実現いたします。
全国規模のオープン、クローズドキャンペーンをはじめ、インスタントウインやもれなくキャンペーン等、様々な形態のキャンペーン事務局の実績を持ち、 セキュリティ面においてもプライバシーマーク認証基準に準拠した管理体制で、情報漏洩、紛失の発生しない対策のもと、安心かつ安全な事務局代行をお約束します。

キャンペーン事務局

SNS事務局サポート

Facebook、Twitter、Instagram、LINEなどSNSプロモーションの事務局運用を安心、安全かつ強力にサポートいたします。 100件以上のSNS事務局を運営した実績をもとに、開発した数々のツールを使用して低価格でスポット対応することも可能です。
SNSプロモーションをお考えの担当者様、お気軽にご相談ください!
「こうしたい!あ~したい!」をかなえるべく、全面的にサポートいたします!

SNS事務局

キャンペーン事務局代行メニュー

キャンペーン事務局の規模・内容に応じて、設備、業務スペース、専任スタッフを配置し、マニュアルに沿った適切で柔軟な事務局代行を実施します。 受付システム、抽選システム等のプログラムについても、キャンペーン事務局案件ごとにカスタマイズを施し、効率的なローコストオペレーションを目指します。

情報管理室
情報管理室
 
作業ルーム
作業ルーム
(仕分け) 
データ入力
データ入力
 
抽選会
抽選会
 
テレフォンオペレータブース
テレフォン
オペレータブース

開設準備

  • 郵便局対応:私書箱設置、受取人払い、クイズ郵便(大口郵便)
  • 電話局対応:電話回線、フリーダイヤル番号取得、時間外対応、録音機
  • 事務局準備:業務設計・プログラム作成、各種マニュアル作成、問い合わせQA作成
  • 物流関連手配(提携物流センター)

応募受付

  • 郵便局から応募物の引取り(弊社社員、自社専用便)
  • 誤配チェック、通数カウント(当該キャンペーン以外)
  • 応募条件チェック(購買証明、記入不備など)
  • コース別仕分け
  • 集計報告用データ入力(受付日付、コース、郵便番号など)
  • 応募ハガキ収納整理(専用保管箱、施錠管理)

抽選・当選処理

  • 手引き抽選・コンピュータ抽選
  • 当選者登録→DB化
  • 重複当選チェックシステム
  • 当選者リスト作成

賞品梱包発送

  • 梱包・発送(宅配便・郵便・メール便に対応)
  • 宛名ラベル・送り状プリント
  • 配送追跡システム、配達状況確認
  • 未着・不良品対応(宛先不明、転居による未着。不良品回収、交換、再送)

問い合わせ対応

  • 電話オペレータ専用ブース、専用オペレータ
  • 問い合わせQAマニュアル
  • 問い合わせ内容入力→DB化→履歴管理・報告
  • クレーム等の迅速な対応・報告

SNS事務局サポート

100件以上のSNS事務局を運営した実績をもとに、開発した数々のツールを使用して、お客様の要望をに効率的にサポートいたします!




SNS事務局業務



SNS事務局:見る る watch
  • コメント、ツイートの監視
  • 誹謗、中傷等のコメントを報告、削除
SNS事務局:送る る send
  • 当選者へメッセージ一括送信・自動投稿(ツイート、コメント)対応
SNS事務局:採る る get
  • 応募ツイート、コメントの抽出、ダウンロード
  • 応募画像の抽出、ダウンロード
SNS事務局:知る る report
  • キャンペーンの各種集計報告



SNS事務局・サポートツール



コメント監視ツール

FB-eye

コメント、ツイート内容を監視!

投稿DLツール

投稿BANK

応募ツイート、コメントを抽出、DL!

位置情報取得ツール

ここNOW

位置情報を取得!

DM一括送信ツール

送信将軍

当選者にメッセージを一括送信!

送付先取得ツール

簡単入力安全君

送付先等の個人情報を安全に取得!

自動投稿ツール

Sendクン

タイムスケジュールに沿って自動投稿!

投稿画像閲覧ツール

ギャラリーpro

応募画像(動画)をサムネイル化、一覧で閲覧可能!

ファン情報取得ツール

プロファイラー

キャンペーン参加者のアカウント情報を取得!

動画UPツール

楽ァップ

大量の動画を一括でアップロード!

セキュリティ

個人情報保護に対する取り組みとしては、会社全体としてはプライバシーマークを取得しております。しかし、会社全体の仕組みとしては万全でも社員一人でも個人情報保護の意識が低ければリスクが発生するため、社員全員がJPAC認定のCPOまたはCPA資格試験に合格しております。

プライバシーマーク

個人情報に対する取り組みは早く、プライバシーマーク認証資格を2004年9月に取得しています。

JPAC認定CPO,CPP,CPA資格

社員全員がJPAC認定のCPO,CPP,CPA資格試験に合格し、毎年資格更新を実施しています。

「オープンLAN」と「クローズドLAN」

...

スタッフ全員が2台のPC(オープンPCとクローズドPC)を使用。
個人情報・機密情報の処理は、社内データベースサーバーに接続しているクローズドPCで行います。
メールやWEBはインターネットに接続しているオープンPCで行います。
クローズドPCは物理的にインターネットに接続していないため、ハッカーに侵入されることは100%ありません。


入退出管理

...

オートロックシステム採用


PCパスワード管理

...

指紋認証

紙媒体の
個人情報保管

...

保管庫


媒体廃棄

...

マルチシュレッダー


書類廃棄

...

エコボックス


データ保管

...

サーバー

サポートツール

効率的でクオリティの高い事務局を運営するために、弊社では様々なシステムツールを日々開発しています。事務局の内容に応じてそれらのツールを組み合わせてよりスムーズで満足度の高い事務局を提供させていただきます。

Navi-Tracking(ナビトラ)

キャンペーン賞品などの荷物の配達状況を一括確認するシステムです。
宅配会社ホームページに1件ずつ入力することなく、発送DBと自動照合させることで一括確認を可能にしました。
コスト面で実現が困難だった全件配達状況を飛躍的なスピードで把握することが可能です。

モバイル・チェック

もれなくCPやインスタントウィンでは申し込んだ賞品のお届けまでに数ヶ月かかる場合があります。
忘れた頃に突然届けられるまで、じっと待つだけのお客様の、「ちゃんと受け付けられた?」、「まだ待つの?」、「なにかトラブル?」という不安の声にお答えするシステムです。 ケータイからURLにアクセスし電話番号を入力するだけでお客様の受付状況、発送情報が確認できます。

Net-Report(ネットリポート)

...

クライアント様や代理店様への報告書(日報・週報 等)の受け渡しシステムです。Eメール添付・送信の受渡法における書類管理上のストレスを軽減します。

ネットスケジュール

...

事務局運営の各フェーズでの進捗状況をWEBでオンタイムで確認できます。
例えば、賞品の納品予定日、実際に納品されたかなどの状況をネット上で確認でき、進捗確認、
迅速な対応がとれると同時に情報の共有化を図ることができます。

ダブルエントリー

...

2人のオペレータがデータ入力、責任者が差違のあるデータだけを比較、判定する方式。従来のベリファイ方式と比較して、データ品質を大幅に向上させます。
また、応募はがきを一括してスキャニングするため、原票のハンドリングもなく、個人情報保護も完璧です。

メール問合せ対応

...

メールによる問合せ受付、対応を確実に実施するツールです。
問合せメールはすべて自動的に弊社DBに一括保管。受信→確認→返信の各ステップをもれなく実施していることを確認できます。また、担当者が作成した返信文を責任者が一度にチェック、承認できます。

メール一括送信

...

メール配信サービスSPIRALを使用して、確実にメールを送信します。もちろん、なりすましメールにも対応しています。

事務局サポート実績

キャンペーン、ファンクラブ、スポーツイベント等の事務局運営に携わり、今までに800件以上の運営実績があります。数百件から数百万件のデータ処理までボリュームや期間に応じたフレキシブルな対応が可能です。

クライアント 形 態 期 間 当選者(参加)数 主な業務内容
ビールメーカー キャンペーン事務局(クローズド)
※シール貼付・ハガキ応募
3ヶ月 10万名
(食材プレゼント)
問合せ対応
応募受付
抽選処理
発送管理
ビールメーカー 株主優待事務局(もれなく)
※ハガキ応募
2ヶ月 9万名
(優待品プレゼント)
問合せ対応
応募受付
発送管理
飲料メーカー キャンペーン事務局(クローズド)
※シール貼付・ハガキ応募
3ヶ月 1,200名
(健康機器プレゼント)
問合せ対応
応募受付
抽選処理
発送管理
ファストフードチェーン キャンペーン事務局(オープン)
※シール貼付・ハガキ応募
1.5ヶ月 30名
(観戦チケットプレゼント)
問合せ対応
応募受付
抽選処理
発送管理
洋酒メーカー キャンペーン事務局(インスタントウイン)
※WEB応募(シリアル番号入力)
3ヶ月 2,500名
(Tシャツプレゼント)
問合せ対応
W開発・運用
応募受付
発送管理
食品メーカー キャンペーン事務局(インスタントウイン)
※当たり券貼付・封書応募
5ヶ月 4,000名
(メーカー商品プレゼント)
問合せ対応
応募受付
発送管理
バレーボールチーム ファンクラブ事務局(会員管理) 4年 2,000名 問合せ対応
会員受付
資料発送管理
イベント案内
自転車メーカー スポーツイベント事務局 6年 3,000名 問合せ対応
参加受付
参加者管理
資料発送管理

約800件の事務局実績

プロフェッショナルスタッフ

コントローラ

スタッフは、事務局業務に精通した専用スタッフで構成され、熟練したコントローラのリーディングのもとで運営します。
コントローラはいずれも運用実績5年以上、種々の事務局形態を経験したベテランスタッフが担当し、クライアント様や関係企業との密接なコミュニケーションにより上質でスムーズな事務局運営をご提供します。
また、日々の業務での進捗管理、作業管理、報告作業、トラブル対応等を総合的にコントロールします。

テレフォンオペレータ

テレフォンオペレータは、お客様と直接接することのできる最前線です。それだけに一歩対応を誤ると、クライアント様へのイメージダウンに繋がってしまう危険性をはらんでいます。
その重要性を認識した専用オペレータがお客様からの様々なお問い合わせに対し、QAマニュアルに沿って対応します。 事前にシミュレーション研修を行った上で事務局の内容に応じたオペレーションを行います。マニュアルの範囲を逸脱することなく、しかもお客様の立場に立ったホスピタリティのある対応ができる専任スタッフです。

個人情報管理

弊社社員にはJPAC認定のCPO、CPP、CPA資格取得を義務づけており、アルバイトを含む全社員が認定資格を取得済みです。
日常的に個人情報を取り扱う事務局という性格上、企業としてのPマークの保持は当然ながら、パーソナルレベルでの個人情報保護に対する意識の必要性を早い段階から認識し、その資格取得を、従事する上での必須条件としています。
1名の個人情報保護責任者(CPO)、社員は全員CPP(個人情報保護管理者)、アルバイトはCPA(個人情報取扱従事者)資格者で構成されています。

マニュアル

運営マニュアル、QAマニュアルを基本ドキュメントとして、進捗管理資料として、標準化された様々な内部資料、ワークシートを作成し、トラブルの無い効率的なオペレーションを可能にしています。また事務局運営データベースとしてグループウェアSR-Naviの活用により、事務局スタッフの情報共有化を図っています。

システム

事務局の特性に合わせたデータ処理システムを開発するテクノロジーチームとデータ加工やセキュリティシステムの運用を担当するITチームがバックオフィスをサポート。
新規システムや更新の都度、内部研修にて仕様説明、利用基準を徹底しています。
また運用現場からの意見をタイムリーに吸い上げ、クイック・レスポンス・システムを構築しています。

会社概要

社 名

株式会社 ソフトロック

所在地

153-0063 東京都目黒区目黒 2-8-10 カブラギビル2F

TEL: 03-3492-0765 FAX:03-3492-0758

代表者

代表取締役 井上省二

設 立

昭和61年4月

資本金

1000万円

従業員

14名(平成21年4月現在)

資格・協会

ソフトロックはプライバシーマーク付与認定企業です

JPAC認定CPO,CPP,CPA資格

東京商工会議所会員 C2242915

個人情報保護方針

株式会社ソフトロック(以下「当社」)は、主業務であるキャンペーン事務局代行サービスを実施していく上で、個人情報の重要性を認識し、その保護に努めます。
以下に個人情報保護方針を制定し、全従業者に周知徹底するとともに、確実に履行します。

  1. 個人情報の取得、利用および提供について
  2. 当社は、個人情報を取得するに場合は、利用目的を通知し、本人の同意を得ます。また、同意のあった利用目的の範囲内でのみ個人情報を利用し、必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、そのための措置を講じます。
    取得した個人情報は本人の同意を得ている場合、法令に基づく場合等を除き第三者に提供いたしません。

  3. 法令、国が定める指針その他の規範の遵守について
  4. 当社は、個人情報保護に関する法令、指針および、その他規範等を遵守します。また、法令等の改廃・追加があった場合は、当社の個人情報保護マネジメントシステムに取り入れ、整合を図ります。

  5. 個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正について
  6. 当社は、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止のために、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策を実施し、適宜是正します。

  7. 苦情および相談への対応について
  8. 当社は、個人情報の取扱いおよび個人情報保護マネジメントシステムに関する問い合わせを受け付けるための窓口を設置します。
    本人から苦情および相談を受けた場合には、適切、かつ、迅速に、誠意をもって対応します。

  9. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
  10. 当社は、個人情報の適切な保護および管理を実現するため、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実施・維持し、定期的な監査・見直しを行い、継続的な改善に努めます。


    個人情報の取扱いに関する問い合わせ窓口 電話:03-3492-0765 FAX:03-3492-0758 苦情・相談窓口担当


    制定日付   平成15年9月30日
    最終改訂日付 平成26年8月 1日
    株式会社ソフトロック 代表取締役 井上省二


個人情報の利用目的に関する公表事項

株式会社ソフトロックは、個人情報を以下の目的で利用します。

  1. 当社取得の個人情報
  2. 1) 従業員情報 : 人事労務管理、福利厚生、業務連絡等

    2) 採用応募者情報 : 採用時選考資料、人事労務管理


  3. 得意先より受託の個人情報
  4. 1) キャンペーン事務局代行業務 : データ集計、賞品発送等

    2) SNS(twitter,facebook等)の投稿,コメント記事収集業務 : 記事監視、抽選、集計等


  5. 通話の録音について:通話内容確認のために通話内容を録音しております。通常3日程度で削除しています。

  6. 制定・改訂履歴
  7. 作成日付:平成18年12月1日

    最終改訂日付:平成26年8月1日


開示対象個人情報に関する公表事項

株式会社ソフトロックは、JISQ15001:2006に基づき、以下の事項を「公表」いたします。

  1. 個人情報取扱事業者の氏名または名称
  2. 株式会社ソフトロック

  3. 個人情報保護管理者
  4. 平塚 幸二

  5. 個人情報の利用目的
  6. 当社取得の個人情報

    1) 従業員情報 : 人事労務管理、福利厚生、業務連絡等

    2) 採用応募者情報 : 採用時選考資料、人事労務管理

    通話の録音について:通話内容確認のために通話内容を録音しております。通常3日程度で削除しています。

  7. 開示等の請求に応じる手続き
  8. 当社では、開示対象個人情報の本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供停止の請求に対応いたします。

    1) 本人による開示の請求

    所定の用紙「開示等依頼書」をダウンロードいただき、必要事項をご記入の上、本人確認のための書類を同封して、下記の請求先へご郵送ください。

    ・本人確認のための書類:運転免許証のコピーまたは健康保険証のコピーまたはパスポートのコピー いずれか1通(運転免許証のコピーは本籍地などの機微情報を隠してコピーしてください。)

    ・請求先:〒153-0063 東京都目黒区目黒2-8-10-2F (株)ソフトロック 苦情・相談窓口担当あて

    2) 代理人による開示の請求

    開示等を請求される方が、未成年者または成年被後見人の法定代理人、もしくは開示等の請求について本人が委任した代理人である場合は、所定の用紙「開示等依頼書」に加えて、下記の書類を同封してください。

    ・委任状 ※
    ・本人確認のための書類:運転免許証のコピーまたは健康保険証のコピーまたはパスポートのコピー いずれか1通(運転免許証のコピーは本籍地などの機微情報を隠してコピーしてください。)
    ・代理人が本人であることを確認するための書類(代理人の運転免許証のコピーまたは健康保険証のコピーまたはパスポートのコピー いずれか1通)
    ※請求する方が「未成年者の親権者」または「成年被後見人の法定代理人」の場合は委任状に以下の資料を同封してください。
    ・未成年者の親権者:健康保険証のコピーまたは住民票など続柄が表示されている資料のコピー
    ・成年被後見人の法定代理人:登記事項証明書

    3) 開示等の請求の手数料およびその徴収方法

    利用目的の通知と開示については、1回の請求ごとに 800円
    800円分の郵便切手を同封してください。
    内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供停止の請求については手数料はかかりません。

    4) 開示等の請求に対する回答の方法

    「開示等依頼書」に記入いただいた住所宛に書面にて回答いたします。

    5) 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的

    開示等の請求に関して取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱います。
    提出いただいた書類は、開示等の請求に対する回答終了後、3ヶ月間保存し、その後廃棄いたします。

    6) 開示対象個人情報の非開示について

    次に定める場合は非開示とさせていただきます。なお、非開示の場合につきましても所定の手数料をいただきます。

    ・本人確認または代理人確認ができない場合。
    ・「開示等依頼書」の記入内容に不備があった場合。
    ・開示の請求対象が、保有個人データに該当しない場合
    ・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    ・法令に違反することになる場合
  9. 苦情および問い合わせ先
  10. 個人情報の取扱いに関するお問い合わせ等は、当社苦情・相談窓口担当へご連絡ください。

    苦情・相談窓口担当 Tel:03-3492-0765 営業時間 9:30~17:30 土日祝日を除く

  11. 認定個人情報保護団体
  12. 当社は、認定個人情報保護団体である(財)日本情報処理開発協会の対象事業者です。

    一般財団法人日本情報経済社会推進協会 プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室では、対象事業者の個人情報の取扱いについての苦情・相談を受け付けております。

    一般財団法人日本情報経済社会推進協会 プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室

    住所:東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内

    Tel:03-5860-7565 0120-700-779

  13. 制定・改訂履歴
  14. 作成日付:平成18年12月1日

    最終改定日付:平成26年8月1日