ソフトロックが提供するキャンペーン事務局は応募受付、お客様からの問合せ対応、データエントリー、報告、抽選、発送、データ分析まで、フルラインサービスを実現いたします。
全国規模のオープン、クローズドキャンペーンをはじめ、インスタントウインやもれなくキャンペーン等、様々な形態のキャンペーン事務局の実績を持ち、 セキュリティ面においてもプライバシーマーク認証基準に準拠した管理体制で、情報漏洩、紛失の発生しない対策のもと、安心かつ安全な事務局代行をお約束します。
X、Instagram、LINEなどSNSプロモーションの事務局運用を安心、安全かつ強力にサポートいたします。
100件以上のSNS事務局を運営した実績をもとに、開発した数々のツールを使用して低価格でスポット対応することも可能です。
SNSプロモーションをお考えの担当者様、お気軽にご相談ください!
「こうしたい!あ~したい!」をかなえるべく、全面的にサポートいたします!
キャンペーン事務局代行メニュー
キャンペーン事務局の規模・内容に応じて、設備、業務スペース、専任スタッフを配置し、マニュアルに沿った適切で柔軟な事務局代行を実施します。 受付システム、抽選システム等のプログラムについても、キャンペーン事務局案件ごとにカスタマイズを施し、効率的なローコストオペレーションを目指します。
開設準備
応募受付
抽選・当選処理
賞品梱包発送
問い合わせ対応
セキュリティ
個人情報保護に対する取り組みとしては、会社全体としてはプライバシーマークを取得しております。しかし、会社全体の仕組みとしては万全でも社員一人でも個人情報保護の意識が低ければリスクが発生するため、社員全員がJPAC認定のCPOまたはCPA資格試験に合格しております。
JPAC認定CPO,CPP,CPA資格
社員全員がJPAC認定のCPO,CPP,CPA資格試験に合格し、毎年資格更新を実施しています。
「UTM」と「セキュリティハブ」
・外部(インターネット)と社内ネットワークとの接点に
ファイアウォール機能、IPS/IDS機能を有するUTM(総合脅威管理)を使用。
・ウイルス対策ソフト。
・セキュリティハブ。
入退出管理
オートロックシステム採用
PCパスワード管理
指紋認証
紙媒体の
個人情報保管
保管庫
媒体廃棄
マルチシュレッダー
書類廃棄
エコボックス
データ保管
サーバー
サポートツール
効率的でクオリティの高い事務局を運営するために、弊社では様々なシステムツールを日々開発しています。事務局の内容に応じてそれらのツールを組み合わせてよりスムーズで満足度の高い事務局を提供させていただきます。
Navi-Tracking(ナビトラ)
キャンペーン賞品などの荷物の配達状況を一括確認するシステムです。
宅配会社ホームページに1件ずつ入力することなく、発送DBと自動照合させることで一括確認を可能にしました。
コスト面で実現が困難だった全件配達状況を飛躍的なスピードで把握することが可能です。
モバイル・チェック
もれなくCPやインスタントウィンでは申し込んだ賞品のお届けまでに数ヶ月かかる場合があります。
忘れた頃に突然届けられるまで、じっと待つだけのお客様の、「ちゃんと受け付けられた?」、「まだ待つの?」、「なにかトラブル?」という不安の声にお答えするシステムです。
ケータイからURLにアクセスし電話番号を入力するだけでお客様の受付状況、発送情報が確認できます。
Net-Report(ネットリポート)
クライアント様や代理店様への報告書(日報・週報 等)の受け渡しシステムです。Eメール添付・送信の受渡法における書類管理上のストレスを軽減します。
ネットスケジュール
事務局運営の各フェーズでの進捗状況をWEBでオンタイムで確認できます。
例えば、賞品の納品予定日、実際に納品されたかなどの状況をネット上で確認でき、進捗確認、
迅速な対応がとれると同時に情報の共有化を図ることができます。
ダブルエントリー
2人のオペレータがデータ入力、責任者が差違のあるデータだけを比較、判定する方式。従来のベリファイ方式と比較して、データ品質を大幅に向上させます。
また、応募はがきを一括してスキャニングするため、原票のハンドリングもなく、個人情報保護も完璧です。
メール問合せ対応
メールによる問合せ受付、対応を確実に実施するツールです。
問合せメールはすべて自動的に弊社DBに一括保管。受信→確認→返信の各ステップをもれなく実施していることを確認できます。また、担当者が作成した返信文を責任者が一度にチェック、承認できます。
メール一括送信
メール配信サービスSPIRALを使用して、確実にメールを送信します。もちろん、なりすましメールにも対応しています。
事務局サポート実績
キャンペーン、ファンクラブ、スポーツイベント等の事務局運営に携わり、今までに1000件以上の運営実績があります。数百件から数百万件のデータ処理までボリュームや期間に応じたフレキシブルな対応が可能です。
クライアント | 形 態 | 期 間 | 当選者(参加)数 | 主な業務内容 |
---|---|---|---|---|
ビールメーカー | キャンペーン事務局(クローズド) ※シール貼付・ハガキ応募 |
3ヶ月 | 10万名 (食材プレゼント) |
問合せ対応 応募受付 抽選処理 発送管理 |
ビールメーカー | 株主優待事務局(もれなく) ※ハガキ応募 |
2ヶ月 | 9万名 (優待品プレゼント) |
問合せ対応 応募受付 発送管理 |
飲料メーカー | キャンペーン事務局(クローズド) ※シール貼付・ハガキ応募 |
3ヶ月 | 1,200名 (健康機器プレゼント) |
問合せ対応 応募受付 抽選処理 発送管理 |
ファストフードチェーン | キャンペーン事務局(オープン) ※シール貼付・ハガキ応募 |
1.5ヶ月 | 30名 (観戦チケットプレゼント) |
問合せ対応 応募受付 抽選処理 発送管理 |
洋酒メーカー | キャンペーン事務局(インスタントウイン) ※WEB応募(シリアル番号入力) |
3ヶ月 | 2,500名 (Tシャツプレゼント) |
問合せ対応 W開発・運用 応募受付 発送管理 |
食品メーカー | キャンペーン事務局(インスタントウイン) ※当たり券貼付・封書応募 |
5ヶ月 | 4,000名 (メーカー商品プレゼント) |
問合せ対応 応募受付 発送管理 |
バレーボールチーム | ファンクラブ事務局(会員管理) | 4年 | 2,000名 | 問合せ対応 会員受付 資料発送管理 イベント案内 |
自転車メーカー | スポーツイベント事務局 | 6年 | 3,000名 | 問合せ対応 参加受付 参加者管理 資料発送管理 |
プロフェッショナルスタッフ
コントローラ
スタッフは、事務局業務に精通した専用スタッフで構成され、熟練したコントローラのリーディングのもとで運営します。
コントローラはいずれも運用実績5年以上、種々の事務局形態を経験したベテランスタッフが担当し、クライアント様や関係企業との密接なコミュニケーションにより上質でスムーズな事務局運営をご提供します。
また、日々の業務での進捗管理、作業管理、報告作業、トラブル対応等を総合的にコントロールします。
テレフォンオペレータ
テレフォンオペレータは、お客様と直接接することのできる最前線です。それだけに一歩対応を誤ると、クライアント様へのイメージダウンに繋がってしまう危険性をはらんでいます。
その重要性を認識した専用オペレータがお客様からの様々なお問い合わせに対し、QAマニュアルに沿って対応します。 事前にシミュレーション研修を行った上で事務局の内容に応じたオペレーションを行います。マニュアルの範囲を逸脱することなく、しかもお客様の立場に立ったホスピタリティのある対応ができる専任スタッフです。
個人情報管理
弊社社員にはJPAC認定のCPO、CPP、CPA資格取得を義務づけており、アルバイトを含む全社員が認定資格を取得済みです。
日常的に個人情報を取り扱う事務局という性格上、企業としてのPマークの保持は当然ながら、パーソナルレベルでの個人情報保護に対する意識の必要性を早い段階から認識し、その資格取得を、従事する上での必須条件としています。
1名の個人情報保護責任者(CPO)、社員は全員CPP(個人情報保護管理者)、アルバイトはCPA(個人情報取扱従事者)資格者で構成されています。
マニュアル
運営マニュアル、QAマニュアルを基本ドキュメントとして、進捗管理資料として、標準化された様々な内部資料、ワークシートを作成し、トラブルの無い効率的なオペレーションを可能にしています。また事務局運営データベースとしてグループウェアSR-Naviの活用により、事務局スタッフの情報共有化を図っています。
システム
事務局の特性に合わせたデータ処理システムを開発するテクノロジーチームとデータ加工やセキュリティシステムの運用を担当するITチームがバックオフィスをサポート。
新規システムや更新の都度、内部研修にて仕様説明、利用基準を徹底しています。
また運用現場からの意見をタイムリーに吸い上げ、クイック・レスポンス・システムを構築しています。
個人情報保護方針
株式会社ソフトロック(以下「当社」)は、主業務であるキャンペーン事務局代行サービスを実施していく上で、個人情報の重要性を認識し、その保護に努めます。
以下に個人情報保護方針を制定し、全従業者に周知徹底するとともに、確実に履行します。
当社は、実施する事業内容及び規模を踏まえ、必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。
取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
当社は、個人情報保護に関する法令、指針および、その他規範等を遵守します。また、法令等の改廃・追加があった場合は、当社の個人情報保護マネジメントシステムに取り入れ、整合を図ります。
当社は、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止のために、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策を実施し、適宜是正します。
当社は、個人情報の取扱いおよび個人情報保護マネジメントシステムに関する問い合わせを受け付けるための窓口を設置します。
本人から苦情および相談を受けた場合には、適切、かつ、迅速に、誠意をもって対応します。
当社は、個人情報の適切な保護および管理を実現するため、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実施・維持し、定期的な監査・見直しを行い、継続的な改善に努めます。
個人情報の取扱いに関する問い合わせ窓口 電話:03-3492-0765 FAX:03-3492-0758 苦情・相談窓口担当
制定日付 平成15年9月30日
最終改訂日付 令和2年12月 1日
株式会社ソフトロック 代表取締役 髙畑方道
個人情報の利用目的に関する公表事項
株式会社ソフトロックは、個人情報を以下の目的で利用します。
1) 従業員情報 : 人事労務管理、福利厚生、業務連絡等
2) 採用応募者情報 : 採用時選考資料、人事労務管理
3) お問合せ者情報 : お問合せへの回答
1) キャンペーン事務局代行業務 : データ集計、賞品発送等
2) SNS(X, instagram等)の投稿,コメント記事収集業務 : 記事監視、抽選、集計等
本サイトにおいては、サービス向上のためGoogle, Inc.のGoogle Analyticsを利用してサイトの計測を行っております。これに付随して生成されるテキストファイル「Cookie」を通じて分析を行うことがあり、この際、IPアドレス等のお客様情報の一部が、Google, Inc.に収集される可能性があります。サイト利用状況の分析やサイト運営者へのレポートの作成、その他のサービスの提供目的に限りこれを使用します。利用者は、本サイトを利用することで、上記方法および目的においてGoogleが行うこうしたデータ処理につき許可を与えたものとみなします。
作成日付:平成18年12月1日
最終改訂日付:令和4年10月1日
保有個人データに関する公表事項
株式会社ソフトロックは、個人情報保護に関する法律、及びJISQ15001に基づき、以下の事項を「公表」いたします。
株式会社ソフトロック 東京都品川区西五反田 5-5-5 五反田塩谷ビル2F
代表取締役 髙畑方道
矢吹亮 所属:システムサポートグループ 連絡先:03-3492-0765
当社取得の個人情報
1) 従業員情報 : 人事労務管理、福利厚生、業務連絡等
2) 採用応募者情報 : 採用時選考資料、人事労務管理
3) お問合せ者情報 : お問合せへの回答
当社では、保有個人データについて本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供停止、第三者提供記録の開示の請求に対応いたします。
1) 本人による開示の請求
所定の用紙「開示等依頼書」をダウンロードいただき、必要事項をご記入の上、本人確認のための書類を同封して、下記の請求先へご郵送ください。
・本人確認のための書類:運転免許証のコピーまたは健康保険証のコピーまたはパスポートのコピー いずれか1通
・請求先:〒141-0031 東京都品川区西五反田5-5-5-2F (株)ソフトロック 苦情・相談窓口担当あて
2) 代理人による開示の請求
開示等を請求される方が、未成年者または成年被後見人の法定代理人、もしくは開示等の請求について本人が委任した代理人である場合は、1)に記載の「開示等依頼書」及び本人確認のための書類に加えて、下記の書類を同封してください。
3) 開示等の請求の手数料およびその徴収方法
4) 開示等の請求に対する回答の方法
「開示等依頼書」に記入いただいた住所宛に書面にて回答いたします。開示については、電磁的記録による回答をご希望の場合には、「開示等依頼書」に記入いただいたe-mailアドレス宛に、電磁的記録を添付して送信する方法によって回答いたします。
5) 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
6) 保有個人データの非開示について
次に定める場合は非開示とさせていただきます。なお、非開示の場合につきましても所定の手数料をいただきます。
当社は、保有個人データの安全管理のために必要かつ適切と考えられる対策を講じています。
1) 基本方針の策定
2) 保有個人データの取り扱いに係る規律の整備
3) 組織的安全管理措置
4) 人的安全管理措置
5) 物理的安全管理措置
6) 技術的安全管理措置
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ等は、当社苦情・相談窓口担当へご連絡ください。
苦情・相談窓口担当 TEL:03-3492-0765 営業時間 10:00~17:00 土日祝日及び年末年始の休業日を除く
当社は、以下の「認定個人情報保護団体」の対象事業者です。
認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先:認定個人情報保護団体事務局【当社のサービスに関する問合せ先ではございません】
住所:〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話番号:03-5860-7565、0120-700-779
作成日付:平成18年12月1日
最終改定日付:令和4年10月1日